個人情報保護方針

制定日：平成20年5月1日
最終更新日:令和5年8月1日
代表取締役　高尾哲

記

当社は、先端的なＩＴ技術を用いた各種情報サービスをお客様に提供しています。
サービスをお客様に提供する過程において、お客様からデータをお預かりしています。お預かりしているデータには、個人情報が含まれていることがあります。当社が、万が一にも、故意、過失にかかわらず個人情報の紛失、漏えいを発生させた場合、お客様と当社の社会的信用を失墜することは勿論、本人に対し多大なるご迷惑をお掛けすることになります。
当社は、これらの個人情報を保護するために体系的で全経営活動に統合された個人情報保護マネジメント・システムを確立し、実施し、維持し、かつ継続的に改善していきます。

1． 個人情報は利用目的を明確に定め、その目的の範囲内で取得し、利用、及び提供を行います。
目的の範囲を超えた取り扱いはいたしません。また、目的外利用を行わなわないための措置を講じます。
2． 個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に努めます。
3． 開示等の求め及び苦情・相談に対応いたします。
4． 個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。
5． 個人情報保護マネジメント･システムの継続的な改善を行います。

当社の個人情報保護方針についてのお問合せは、下記の相談窓口までお寄せください。
〒101-0044　東京都千代田区鍛冶町一丁目4番7号　彦田ビル2階
株式会社ASTO System
個人情報保護方針に関するお問合せ窓口　個人情報保護管理者　高尾　哲
TEL　03-5297-8207
メールアドレス　info＠asto-system.com
窓口受付時間　10：00〜18：00（当社休日を除く月曜日から金曜日）

個人情報の取扱いについて

1． 個人情報の定義 生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。 (1) 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。） (2) 個人識別符号が含まれるもの 2． 個人情報の利用目的及び第三者提供 (1) 個人情報の取得 　個人情報の取得は、利用目的を出来る限り特定し、明確に定めて行います。個人情報の利用目的については、原則として本人の同意を得るものとします。又、必要に応じ本人に通知するかＨＰ（ホームページ）等で公表します。 (2) 保有個人データの利用目的 　当社は、下記の各号に関して、個人情報をその目的の範囲内で使用します。 �@ お取引先の個人情報 締結した契約の履行。商談、打合せ、お問合せ、催物開催の連絡。業務の履行。製品サービスの提供。当社が委託を受けている発送代行。これらの実施の為、ご担当者様の氏名、連絡先電話番号、メールアドレスを使い行います。 �A 採用応募者の個人情報 採否の検討及び決定。当社の会社情報、採用情報等の情報提供及び採否の通知。これらの実施の為、採用者の情報として氏名、住所、連絡先電話番号、メールアドレス、経歴書、職歴・業務実績等を使い行います。また、不採用の際にはお預かりした情報はすみやかに弊社で処分いたします。 �B 協力会社の方の個人情報 受注活動及び人員の適正配置。これらの実施の為、協力社員の方の氏名、連絡先電話番号、メールアドレス、業務実績表等を使い行います。 �C 役員、従業者及びその家族の個人情報 事業上の連絡。情報交換、勤怠管理、給与の支払い。人員の適正管理、評価、能力開発。福利厚生及び労働関連法令、税関連法及び社会保険関連法令に定められた業務の履行。これらの実施のために必要な氏名、連絡先住所、電話番号、メールアドレス、業務に必要な各種個人情報を使い行います。 �D お問合せをしていただいた方の個人情報 この個人情報保護方針、個人情報の取扱に関してのお問合せに対するご回答。これらの実施のために必要な氏名、連絡先住所、電話番号、メールアドレス、手続きに必要な各種個人情報を使い行います。 �E 弊社提供サービス（edic）のご利用顧客情報 ご利用提供サービスの稼働維持のため、ご担当者様へのご連絡、問合せの為に使用いたします。これらの実施の為、ご担当者様の氏名、連絡先電話番号、メールアドレスを使い行います。ただし、ご利用ユーザ様の登録データについては弊社では一切関知いたしません。 (3) 第三者提供 　当社は、あらかじめ本人の同意を得た場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。ただし、次の各号に該当する場合は、本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供できるものとします。 �@ 法令に基づく場合 �A 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得るのが困難な場合 �B 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得るのが困難な場合 �C 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合 �D 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いを委託する場合 (4) 個人情報の委託 　当社では、業務を円滑に遂行するため、必要な範囲で業務を委託することがあります。当社は、委託に際し一定の個人情報の保護水準を提供する委託先を選定し、個人情報の安全管理が図ることが出来るよう、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。さらに、契約等の行為により、個人情報に関する機密保持等を担保するなど必要な措置を講じます。 具体的には総務、経理関連作業を税理士事務所及び社労士事務所に委託しております。 (5) 仮名加工情報 　当社において、個人情報を加工し、仮名加工情報を作成、扱う事はありません。 (6) 匿名加工情報 　当社において、個人情報を加工し、匿名加工情報を作成、扱う事はありません。 3． 個人情報を提供しなかった場合に生じる結果 　当社が提供するサービスのほとんどは、ご本人の個人情報を必要とせずご利用いただけます。個人情報をご提供いただけない場合に、実施できないサービスがありますのでご承知おきください。 4． ご本人さまの権利 　ご本人からの申し出により、個人情報の利用目的の通知、開示、個人情報の訂正、追加又は消去及び利用停止又は第三者提供の拒否権、第三者提供記録の開示を求めることが出来ます。又、苦情･相談も受けたまわります。 　詳細は｢個人情報に関する苦情･相談及び開示等の請求窓口｣をご覧ください。 5． 安全管理措置 　当社では、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人情報の安全管理のために、必要な安全対策を講ずるとともに、適切な見直しを図ってまいります。 �@ 基本方針の策定 個人情報の適切な取扱いの確保のため、関係法令及びガイドライン等の遵守並びに質問及びご指摘への対応等に関する基本方針を策定しています。 �A 個人データの取扱いに係る規程の整備 個人情報の、取得、利用、保存、提供、削除及び廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について定める個人情報の取扱いに関する規程を整備しています。また外部委託に関する規程及び漏えい事案等への対応の段階における取扱規程も整備しています。 �B 組織的安全管理措置 個人データの取扱いに関する管理責任部署及び同管理責任者を設置しています。同管理者は、当該部署の役職員等が管理する個人データについて、取扱状況を把握するために個人情報管理台帳を作成し、定期的に規程に定める点検を実施しています。また、管理責任部署は、取扱い状況に関する規程に定める定期監査を実施します。 �C 人的安全管理措置 管理責任部署において、役職員等に対し、個人データの取扱いに関する留意事項を含めた社内研修を実施し、安全管理等の周知徹底、教育及び訓練を定期的に実施しています。また従業員との間で個人情報の取り扱いに関し、同意書を交わしております。従業員の役割や責任を明確化し、また従業員による個人データ管理手続の遵守状況の確認を実施しております。 �D 物理的安全管理措置 個人データを取扱う機器、電子媒体及び書類等について、施錠やパスワードの設定等による管理を行い、盗難や紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事務所内の移動を含め、当該機器等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。 �E 技術的安全管理措置 個人データの利用者の識別及び認証を行った上で、利用者へのアクセス権限を制限及び管理し、利用者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定する等の措置を講じています。また、個人データへのアクセス及び同データを取扱う情報を一元管理したシステムを利用しており、稼働状況の記録及び分析を行い、同システムの監視及び監査を行うなど、個人データの漏えいや毀損等を防止するための策も講じています。 �F 外的環境の把握 個人データを保管している諸外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。 6． クッキー及びWebビーコンの利用について 　当社はウエブサイトの一部では、当社のウエブサイトをご本人様により便利にご利用いただくために、クッキー（Cookie）やWebビーコンを利用しております。 　〔用語説明〕 �@ クッキー ウエブサイトを管理するウエブサーバとご本人さまのウエブブラウザとの間で相互にやり取りされる情報のことをいいます。クッキーは、ご本人さまのコンピュータのディスクにファイルとして格納されることがあります。クッキーをご利用になりますと、ウエブサーバは特定のコンピュータがウエブサイト中のどのページを訪れたか等を記録することが可能となります。ただし、ご本人さまがご自身の個人情報をウエブサイト上で入力されない限り、当社はご本人さまを特定、識別することはできません。 �A ＷＥＢビーコン クッキーと一緒に機能し、ご本人さまが特定のページに何回アクセスされたかを知ることが出来る技術のことをいいます。但し、ご本人さまが、ご自身の個人情報をクッキーの受取りに時に入力されない限り、当社はご本人さまを特定、識別することはできません。 7． 認定個人情報保護団体 　当社は、認定個人情報保護団体である一般財団法人日本情報経済社会推進協会の対象事業者です。同協会に、対象事業者における個人情報の取扱いに関する苦情を申し出ることが出来ます。 認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先 □認定個人情報保護団体の名称   一般財団法人日本情報経済社会推進協会 □苦情の解決の申出先   認定個人情報保護団体事務局 □住所   〒106-0032　東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内   電話番号 03-5860-7565                0120-700-779 8． 個人情報に関する当社の窓口 (1) 住所および電話番号/メールアドレス �� 03-5297-8207 メールアドレス：info＠asto-system.com 住所　〒101-0044　東京都千代田区鍛冶町一丁目4番7号　彦田ビル2階 株式会社ASTO System (2) 担当及び窓口受付時間 担当：個人情報保護管理者　高尾哲 窓口受付時間：10:00〜18:00（当社休日を除く月曜日から金曜日） (3) 受付内容 ○ 個人情報保護方針の問合せ ○ 個人情報の安全管理措置の問合せ ○ 個人情報に関する権利の問合せ ○ 従業者の個人情報の利用目的及び同意の問合せ ○ 採用応募者の個人情報の利用目的及び同意の問合せ ○ 苦情及び相談 ○ 開示等の要求 9． 請求手続 (1) 当社所定の用紙をホームページからダウンロードしてご記入ください。 開示・ご請求等申請用紙(PDF) (2) 手続き上の注意事項 (a) ご本人が直接手続きされる場合には、本人確認のため、運転免許証、健康保険証、 パスポート、年金手帳のいずれかの写しをご提示ください。 その際本籍地は塗りつぶしてください。 (b) 代理人が手続きされる場合には、代理人の運転免許証、健康保険証、パスポート、 年金手帳のいずれかの写しをご提示ください。その際本籍地を塗りつぶしてください。また請求ご本人の実印付委任状＋請求ご本人様の印鑑登録を同封してください。 (c) 上記申請書類（内容を記載した所定用紙、本人確認の書類）を簡易書留郵便にてご送付ください。 (d) 当社からは配達証明付書留郵便、もしくは指定のメールにてご回答いたします。 (e) 尚、ご請求に当たり個人情報の開示・利用目的の通知などのご請求1件に付き、手数料（1,000円）が掛かります。所定の無記名の定額小為替を申請書類に同封してください。お支払い手数料は申請者様のご負担です。